它被指定为该文件的任期，通常由大使馆、部委、市政当局、学校和政府办公室等使用，其目的是传达规定、命令、报告、协商，另一方面，执行执行与协议、邀请、祝贺、合作和感谢相关的程序，其中最经常出现。换言之，从定义中可以看出，应公共部门的要求，贸易是最正式的沟通方式之一。.
存在 两种类型的办公室，复合办公室和转录办公室.
倍数是当同一主题或主题发送给多个收件人时使用的文件，这就是为什么发送它的机构或机构将空格留空以包含相同和收件人的号码。是定向的。同样，这些数据将有助于简化文档流程。通常，在多个办公室中，命令、指示、推荐、建议和其他信息同时传达到不同的办公室和办公室，被定向到保持相同等级等级的下属或老板之间。在这种类型的交易中要记住的两件事是所有要分发的副本的交易编号都相同，并且必须在其中出现分发一词。
正如其名称所预期的那样，转录是处理按原样转录原始办公室内容的办公室。所有段落必须按原样转录并使用引号。通过此类文件，一般会传播与原办公室有关的决议、通知、指示或其他信息。与前一种情况一样，此类办公室的接收者是处于同一层级的下属或权威。
组成办公室的部分包括：信头、年份名称、书写地点和日期、相应的编号、收件人、主题、用大写字母书写单词主题并说明其内容的小摘要、参考、将宣布来文原因的正文正文、亲切的告别、签名和后签名、姓名缩写、附件和分发。
另一方面和 在宗教背景下，在弥撒之外的天主教会拉丁仪式的官方祈祷集通常被称为办公室。
最后，该术语的另一个用途是 作为专业的同义词，因为它以这种方式指定了一组技术教义，这些教义将允许一个人随后从事某些活动，例如木工等.
